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    中央司法警官學院公文處理辦法
    摘要:

     

     (20041229日黨委擴大會通過)

     

    第一章     

    第一條  為使學院公文處理工作規范化、制度化、科學化,減少盲目性隨意性,提高公文質量和辦文效率,根據《中國共產黨機關公文處理條例》(中辦發[1996]14)、《國家行政機關公文處理辦法》(國發[2000]23)和有關規定,結合我院實際情況,制定本辦法。

    第二條  學院公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發布學院各項重大措施,請示和答復問題,指導、布置和商洽工作,報告情況、交流經驗的重要工具。

    第三條  各單位負責人應高度重視公文的處理工作,加強對本單位公文處理工作的領導和檢查,學院和各單位辦公室應確定專職人員負責公文處理工作。

    第四條  學院辦公室是學院公文處理的管理機構,并負責指導院內各部門、單位的公文處理工作。

    第二章  公文的種類

    第五條  學院公文種類主要有決定、通知、通告、通報、報告、請示、意見、函、會議紀要等,在制定公文時,應根據行文內容,正確區分并合理使用文種。

    (一)決定適用于對重要事項做出安排,獎懲有關單位及人員,或根據情況變化變更或撤消不適當的決定事項。

    (二)通知適用于轉發上級領導機關的公文,傳達需要我院各單位辦理、執行或周知的事項,任免人員。

    (三)通告適用于張貼公布需要我院師生員工共同遵守或周知的事項。

    (四)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

    (五)報告適用于我院向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級詢問。

    (六)請示適用于我院向上級機關或院內有關單位向學院請求批示、批準。

    (七)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

    (八)函適用于與不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題。

    (九)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

    第三章  公文的格式

    第六條  公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位、印發機關和時間等組成。

    第七條  學院的正式文件主要有:“中共中央司法警官學院委員會文件”、“中央司法警官學院文件”主要對學院黨政重要工作進行部署,向上級主管部門及政府機關請示和報告工作等;“中共中央司法警官學院委員會(會議紀要)”主要發布學院黨委會議及黨委擴大會議的議定事項;“中共中央司法警官學院紀律檢查委員會文件”、“中央司法警官學院政治部文件”、“共青團中央司法警官學院委員會文件”、“中央司法警官學院工會文件”主要對紀委、政治部、團委、工會的工作進行部署。

    第八條  有保密要求的公文,應根據保密程度,在公文首頁左上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”。 由學院辦公室確定公文保密等級。

    第九條  緊急公文,應根據緊急程度,在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。

    第十條  發文字號一般包括:代字、年號、序號;聯合行文只標明主辦單位發文字號。學院黨政文件的發文字號使用如下:“院黨字”、“院字”用于發布學院黨政方面的決策、決定及要求;“院紀字”用于發布學院紀檢方面的有關事項;“院政字”用于發布學院政治部的有關事項;“院團字”用于發布學院共青團方面的有關事項;“院工字”用于發布學院工會工作的有關事項;“院教字”用于發布學院教學方面的有關事項;“院科字”用于發布學院科研方面的有關事項;“院學字”用于發布學院學生方面的有關事項;“院報字”用于發布學院警銜申報方面的有關事項;“院人字”用于發布學院人事方面的有關事項;“院外字”用于發布學院外事方面的有關事項;“院建字”用于發布學院基建方面的有關事項;“院財字”用于發布學院財務方面的有關事項。黨政聯合發文,使用黨委文件字號。

    第十一條  上報的公文,應當在發文字號的同一行右邊標明簽發人姓名。

    第十二條  公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文種類,標題中除法規、規章和規范性文件名稱加書名號外,一般不加標點符號。

    第十三條  公文如有附件,應在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。

    第十四條  院發公文一律加蓋黨委或行政印章,使用學校統一印制的專用文件紙。紀委、政治部、團委、工會發文應加蓋本部門印章。

    第十五條  成文日期以領導人簽發的日期為準;聯合行文,以最后簽發單位領導人的簽發日期為準;電報以發出日期為準;會議通過的文件,以通過日期為準,并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。

    第十六條  公文除會議紀要外均應加蓋印章。

    第十七條  文件應當標注主題詞。根據我院實際,下發文件一律標注主題詞。

    第十八條  公文按規定采用國際標準A4(210mmx297mm)紙打印左側裝訂。

    第四章  行文規則

    第十九條  行文應當確有必要,注重實效??砂l可不發的公文不發,可長可短的公文要短。

    第二十條  行文關系應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示、報告。向下級單位的重要行文,應同時抄送直接上級單位。

    第二十一條  請示應一文一事,一般只寫一個主送單位,如需同時送其他單位,應當用抄送形式;對可行性研究報告、初步設計審核意見等業務性較強的公文,在報請上級或業務主管部門審批的同時,可抄送有關單位。學校各部門未經學院黨委或行政授權,不得直接向上級主管部門請示重大問題。

    第二十二條  除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導者個人。

    第五章  公文辦理

    第二十三條   發文辦理指制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

    第二十四條  草擬公文應做到:

    (一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示,完整、準確體現發文意圖,并同我院現行有關公文相銜接。

    (二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

    (三)使用簡稱要規范,應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應在第一次出現時注明準確的中文譯名。

    (四)文中如涉及校情統計數據,應向院辦數據統計人員核實。

    (五)公文內容如涉及多個單位,主辦單位應送相關單位會簽。

    (六)公文中的人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。使用簡稱的,應在首次使用全稱,同時注明簡稱。公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、省略語,具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

    (七)結構層次序數,第一層用“一”……,第二層用“()”……,第三層用“1.” ……,第四層用“(1)”……。

    第二十五條  (一)草擬公文應附電子文本,并逐項填寫“中央司法警官學院發文稿箋”,送學院辦公室秘書科。有時限要求的公文,承辦部門須提前一天送秘書科。否則,因此導致的各種問題,由承辦部門負責處理。

    (二)草擬公文在送院領導簽發前應作好審核工作。審核重點是:是否需要行文,公文內容、文字表述、文種使用是否準確,文件格式是否符合本辦法的規定等。

    第二十六條  公文正式印制前,應由學院辦公室進行復核。復核重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。

    第二十七條  收文辦理指對收到的院外公文的處理過程,包括:簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序。

    第二十八條  院外來文包括司法部、教育部、保定市等有關部門及其他外單位的來文。學院辦公室負責接受院外來文,凡需辦理的,由學院機要室負責登記、編號、制作公文閱辦單,經辦公室主任批辦后,分送院領導批示。

    第二十九條  學院各部門收到上級公文,或外出開會帶回正式公文,須送學院機要室承辦,不得直接簽批或傳閱。

    第三十條  公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門負責人要出面協調,如仍不能取得一致時,可以提出明確意見,上報主管院領導審批、裁定。

    第三十一條  對重要的和有時限要求的文件或批示,由學院辦公室負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。同時,承辦單位的領導、秘書也要及時催辦,并將辦理情況及時向有關方面反應。

    第六章  公文管理

    第三十二條  各單位要指定兼職文書負責院內文件的簽收、傳閱、辦理、整理、立卷及歸檔工作。聯合辦理的公文,由主辦單位負責管理。

    第三十三條  院內文件的起草、校對、分發、歸檔由職能部門負責。

    第三十四條  公文處理完畢后,應根據《中華人民共和國檔案法》及司法部機關檔案立卷歸檔制度和學院關于檔案管理的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料(包括音像)整理好,送本部門文書立卷。

    第三十五條  校內相關單位合并時,全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時,需要規檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

    第三十六條  公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

    第三十七條  上級機關的公文,除絕密或注明不準翻印的以外,經主管院領導同意,學院辦公室可以翻印、復印、轉發,按正式文件管理。

    第三十八條  公文處理必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密法規,確保安全。

    第七章     

    第三十九條  學院各系、部的公文處理辦法可參照本辦法執行。

    第四十條  學院辦公室負責本辦法的解釋。

    第四十一條  本辦法自發布之日起施行,原《中央司法警官教育學院公文處理的暫行辦法》(1997年6月3院長辦公會通過)同時廢止。



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